PMOのタスク内容
プロジェクトの成功をサポートするため、需要が高まっているPMO。システム開発においてPMOはどのようなタスク内容があるのでしょうか。具体的に解説していきます。
システム開発における主なタスク
システム開発ではプロジェクト全体の工程において、PMOが果たす役割とタスクがあります。プロジェクトの流れに沿った主なPMOのタスクは以下の通りです。
- プロジェクト準備
- 要件定義・設計・開発
- テスト計画
- 運用教育
- 移行
- 本稼働後の運用管理
プロジェクト準備
まずはプロジェクトの準備を行います。ここでは主にプロジェクトの管理ルール作りをすることが重要です。ルールを作ったらプロジェクトメンバーと合意した上で共有しましょう。
ルール作りは以下のようなものがあります。
- マスタスケジュールの管理方法（ツールの選定、更新ルール）
- 課題の管理方法（ツールの選定、課題の管理フロー）
- コミュニケーション方法（ツールの選定、チャネルの分け方、コミュニケーションルール）
- ファイルの管理方法（保存場所、成果物、フォルダ構成）
- 会議（会議の種類、頻度、参加者、議事録）
要件定義・設計・開発
このプロジェクトで開発する要件、優先順位、工数と費用見積、納期確定を管理します。「何をする・何をしない」の範囲をしっかり定義することがプロジェクトの方向性を決定付ける重要なタスクとなります。
開発の現場や営業部とのすり合わせも重要な場面で、それぞれの利害調整が困難なこともあります。
また設計ドキュメント（成果物）の管理や、次工程へスムーズな移行をするための移行判定もこの段階で行います。
テスト計画
開発の大詰めでもあるテスト計画のフェーズです。実際にテストを行うのは現場部門ですが、PMOはテスト計画から進捗管理、本番稼働判定まで、一連のプロセスがスムーズに進行するようサポートしながらタスクを遂行します。
一般的にテストケースの作成は現場部門が行い、テストデータは外部パートナー会社が実行するため、ここでのPMOはテスト全体の管理という立場になります。
運用教育
システムが完成したらいよいよ運用へ入ります。システム導入会社が問題なくシステムを運用できるよう、教育計画を作成して実施します。この際には、プロジェクトメンバーおよび新システムの利用者を漏れなく招集しておきましょう。
教育の対象者、教育内容、教育の方法、場所、日時などを決定し、本番稼働までに利用者が新システムを使えるように教育をします。
実際に指導するのは現場部門になりますが、全体の管理を行います。
移行
新システムが完成したら終了ではなく、利用者が旧システムから新システムへ移行することもPMOが主導となって進めます。外部パートナー会社がアイデアを作成してくれることもありますが、基本的には移行管理はPMOのタスクです。
システムの切り替え、データの切り替え、業務の切り替えなど、切り替えが必要な箇所を移行計画にまとめ、移行手順書を作成します。
移行リハーサルの企画・実施を行いますが、リハーサルはできるだけ本番切り替えに近い状況が再現できるよう企画しましょう。
リハーサル後は本番移行を企画・実施し、本番稼働判定までを行います。
本稼働後の運用管理
無事に新システムが本稼働しても、PMOは運用課題を管理していきます。本稼働後には利用者から課題があがってきますので、それらを集約して二次開発・三次開発の計画を立てます。
運用課題はあがってきた順番ではなく、PMOで優先順位をつけて次期開発の計画を立てましょう。
念入りにシステム開発を行っても、運用してみてはじめて出てくる課題があります。よりよいシステムになるよう管理していくことも、PMOのタスクとなります。
PMOのタスクはフェーズによって役割が異なる
システム開発におけるPMOのタスクは、フェーズによってさまざまな要素があります。それぞれにPMOの役割も異なるため、そのフェーズで必要な検討事項がきちんと盛り込まれているかなど、的確に判断できるスキルが不可欠といえるでしょう。
システム管理においては、管理能力だけでなく技術的な知見も必要です。
プロジェクトを成功に導くためには、IT技術支援を行えるPMO支援会社の導入も検討してみましょう。
