ベンダーコントロールができない

ここでは、ベンダーコントロールについての失敗例をご紹介します。「プロジェクトマネジメントを成功させたい」「ベンダーとの関わり方を知りたい」とお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

ベンダーコントロールがうまくいかない理由

ベンダーごとの報告方法等が違うため管理が煩雑になっている

ベンダーごとの進捗や課題を管理するツールがバラバラの場合、管理が煩雑になってしまいます。誰もが使いやすいExcelやメールで「とりあえずファイルを更新しながら、情報共有はメールで行う」といったケースが多いかもしれませんが、ファイルの数が膨大になるほど、あるいはベンダーの数が多いほど、履歴の管理などが煩雑になりがちです。

解決策として有効なのが、あらかじめ報告のフォーマットを決めることです。その上で、報告内容の保管場所を一本化し、ブレをなくすことが重要になります。

ベンダーの作業内容が不透明でコントロールができない

ベンダーの作業内容や工数がブラックボックス化している場合、開発から保守や運用にいたるまでベンダーに任せきりになってしまいます。そうなると、ベンダーがいないと何もできない状況に陥り、サービスレベルの維持や価格交渉で不利な立場になりかねません。ベンダー間の協力が必要な場合は特に、進捗を妨げる原因になるので注意が必要です。

この失敗は、企業側で「ベンダーをコントロールしよう」という意識がないために起こります。適切に作業内容を把握できていないことも、原因の一つです。

失敗を避けるためには、まず定義して測定することが大切です。ベンダーの作業内容を定義し、これにかかった時間と費用を測定。過去の要件なども参考にしながら適正化することで、ベンダーコントロールが可能になるでしょう。

ベンダーを正しく評価を行いたいが、管理が統一できていない

ITサービスの品質改善や、PDCAサイクルを確立しコストを改善するためには、ベンダーを正しく評価することが大切です。しかし、ベンダーごとに個別の管理を行っている現場では、標準化された評価を行うことが難しいようです。

課題解決に有効なのが、データを分析できるBIのツールの導入です。従来使われてきたExcel等では、プロジェクトの規模が大きい、あるいは関わる部署や会社が多いほど管理が煩雑になります。正しい評価を行うためには、統一のツールを使い、データを集約することが大切です。

まとめ：ベンダーコントロールにPMOに依頼をしてみては

さまざまな部門、企業から多くのスタッフが参加するプロジェクト。PMOなら、プロジェクト全体を俯瞰し、リソースやコスト、スケジュール管理や成果物管理はもちろん、ベンダーコントロールも適切に行ってくれます。ベンダーコントロールでお悩みの方は、ぜひPMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。