PMO導入のメリット・デメリット
PMとともにプロジェクトを成功へ導くための業務を行うPMO。PMOを導入することで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。
PMOを導入するメリット
プロジェクトの現状の可視化
PMが一人でプロジェクトを管理する場合、業務が属人化したり、業務に追われ、進捗状況を共有できなかったりする場合があります。しかし、PMOが支援を行うことで、プロジェクトの現状を可視化することが可能です。問題の発生を早期に発見できる上、業務のナレッジ・ノウハウも容易に共有できます。
プロジェクトの質が上がる
PMOを導入することで、PMの負担を大幅に軽減することが可能です。リアルタイムに状況を把握し、意思決定をスムーズに行えるようになれば、チームメンバーが個々のパフォーマンスを発揮しやすくなります。結果として、プロジェクトの成功率も上がるでしょう。
意思決定の精度を高められる
使用可能な予算、メンバーのリソース状況・関係部署の要望など、さまざまな情報を収集し、PMが迅速かつ的確に意思決定できるようサポートするのもPMOの役割です。PMがプロジェクトマネジメントに追われることなく、正しい判断やスピーディーな指示を出せるようになることで、品質向上や顧客満足度の向上も期待できます。
業務効率が上がる
PMOは、プロジェクトを円滑に進めるためのルールづくりや定着化、標準化などさまざまな業務を行います。これによってPMの負担が軽減し、プロジェクト管理に集中できれば、プロジェクト運営がスムーズになり、業務を効率的に進められるようになるでしょう。
内部事情の影響を受けにくい
PMが社内の人材であったり、特定のプロジェクトに長く携わっていたりする場合、その企業ならではのやり方や考え方が強く影響している可能性があります。また、従業員一人ひとりや部門間の関係性などが、プロジェクト運営に支障をきたすケースもあるようです。PMOが第三者の立場でプロジェクトに携わることで、内部事情の影響を受けにくくなる点もメリットです。
PMO導入のデメリット
PMの存在感が薄くなる可能性
経験やスキルを持ったPMOを導入することで、PM以上にプロジェクトメンバーに頼られてしまったり、実質的なPMの役割を担ってしまったりすることがあります。そうなると、PMの存在感が薄れ、チームとして統制が取れなくなるかもしれません。
PMとPMOの役割分担はしっかりと行い、PMOに依存しすぎない体制を作ることが大切です。
チームメンバーが萎縮してしまう可能性
PMOが経験豊富であるほど、チームメンバーが必要以上に萎縮してしまう可能性があります。特に、外部コンサルタントで構成されたPMOに、その傾向が高いようです。このため、PMOを導入する際は、チームメンバーとのコミュニケーションを丁寧に行ってくれるかどうかをよく確認しましょう。
