PMO支援とは？どうすればPMは成功する？
ここでは、システム開発においてPMOの導入を検討している方のために、PMOの基礎知識をご紹介します。
本メディアではシステム開発やDX推進などにおいてPMOサービスを検討している企業に向けて、PMOサービスに関して詳しく掲載しているメディアです。
下記ページでは23社のPMO会社の中から、特におすすめのPMOサービス会社3社を紹介しています。PMOサービスの会社を探している方はぜひご参考ください。
大幅に遅延している
プロジェクトを立て直したい企業
プライム・ブレインズ
引用元：公式HP
（https://www.primebrains.co.jp/）
例えばこんな課題
- ベンダーとユーザー企業の間で
意思疎通が図れていない
- 管理ができておらず、
現在の進捗状況がわからない
- プロジェクトの意思決定プロセス
や責任分担が明確でない
支援内容の例
- 開発部門へ提示する
要求仕様の取りまとめ
-
プロジェクトの進捗を可視化し、
各ステークホルダーが進行状況を把握できるよう支援
-
プロジェクトの進行状況を
リアルタイムで把握し、
リスクを早期に検知
ウェブ運用からシステム統合
まで一括で対応したい企業
ソニーネットワーク
コミュニケーションズ
引用元：ソニーネットワークコミュニケーションズ公式HP
（https://ict.sonynetwork.co.jp/service/pmo.html）
例えばこんな課題
- 運用、データ解析、システム統合に精通した人材がいない
-
異なるシステムやプラットフォーム間の互換性を確保できていない
- 最適なツールやシステムを
選定できていない
支援内容の例
-
CRM構築やWeb制作をワンストップで対応、リリース後の運用も対応可能
- 課題の整理の実施と
RPF作成支援サービス
- UIUXのコンサルティング支援
大規模システム設計やクラウド導入
を進めたい企業
ビジネステクノクラフツ
引用元：ビジネステクノクラフツ公式HP
（https://btcinc.co.jp/）
例えばこんな課題
- 長らく更新をしていない大規模システムに対して知見がない。
- スケーラビリティや可用性の確保などシステム設計が複雑
- データ移行や統合の難易度が高い
支援内容の例
-
グローバル規模でのシステム導入やプロジェクト進行を円滑に行う支援を提供
- EVM集計や進捗報告会の実施
- マネジメント向け進捗レポートの作成
PMO支援とは
PMO支援とは、プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）がプロジェクトの成功を促進するために提供するサポート全般を指します。
具体的には、プロジェクトの計画策定、進捗管理、リソース配分、リスク管理、品質管理、ミュニケーション管理、ステークホルダー管理、コスト管理、など、多岐にわたる業務を支援します。
これにより、プロジェクトマネージャー（PM）が戦略的な意思決定やチームのリーダーシップに集中できる体制を整えることに繋がります。
PMとの違い
プロジェクトマネジメントにおけるPMO支援とPMの役割の違いを理解することは、プロジェクトの成功に不可欠です。以下にその違いを明確に説明します。
プロジェクトマネージャー（PM）の役割
PMは、特定のプロジェクト全体の責任者として、以下の業務を担当します。
- 目標設定と計画策定：プロジェクトの目的を明確化し、達成するための詳細な計画を立てます。
- チーム管理：プロジェクトチームを編成し、各メンバーの役割を定義し、指導します。
- 進捗監視と調整：プロジェクトの進行状況を常に把握し、必要に応じて調整を行います。
- リスク管理：潜在的なリスクを特定し、対策を講じます。
- ステークホルダーとのコミュニケーション：顧客や上層部との連絡を密にし、期待値を管理します。
PMO支援の役割
PMO（Project Management Office）は、組織全体のプロジェクトマネジメントを支援・統括する部門であり、以下の業務を行います。
- プロジェクト管理手法の標準化：組織内のプロジェクト管理プロセスやツールを統一し、効率性を高めます。
- リソースの最適化：複数のプロジェクト間で人材や資源の配分を最適化します。
- 教育と研修：PMやチームメンバーに対するトレーニングを実施し、スキル向上を図ります。
- プロジェクトの監視とサポート：各プロジェクトの進捗状況をモニタリングし、必要に応じて支援を提供します。
- ベストプラクティスの共有：成功事例や教訓を組織全体で共有し、今後のプロジェクトに活かします。
PMO支援とPMの違いのまとめ
- スコープの違い：PMは個々のプロジェクトに焦点を当てるのに対し、PMOは組織全体のプロジェクトを横断的に支援します。
- 役割の違い：PMはプロジェクトの直接的な運営と成果に責任を持ちますが、PMOはその運営を支援し、組織全体のプロジェクト管理能力を向上させる役割を担います。
PMOの役割
マネジメントの知見やノウハウ、高いレベルの実践力や調整能力を武器に、PMを支え、個々のメンバーがパフォーマンスを発揮できる環境を整えたり、PMが本来の業務に集中できる体制を整えたりするのが役割です。
詳細は以下の通りです。
1. プロジェクト管理の標準化と最適化
- プロセスの標準化：組織全体で統一されたプロジェクト管理手法やプロセスを確立し、各プロジェクトが一貫性を持って進行するよう支援します。
- リソースの最適化：複数のプロジェクト間で人材や資金、設備などのリソースを効果的に配分し、組織全体の効率性を高めます。
2. プロジェクトの監視とサポート
- 進捗状況の監視：各プロジェクトの進捗を継続的に監視し、問題が発生した際には迅速に対応策を講じることで、プロジェクトの成功率を向上させます。
- リスク管理：潜在的なリスクを特定し、適切な対策を講じることで、プロジェクトの安定性を確保します。
3. 知識とベストプラクティスの共有
- ナレッジマネジメント：過去のプロジェクトから得られた知見や成功事例を組織内で共有し、今後のプロジェクトに活かすことで、全体のプロジェクトマネジメント能力を向上させます。
- ベストプラクティスの導入：効果的な手法やツールを導入し、プロジェクトの品質と効率を高めます。
4. 人材育成と教育
- プロジェクトマネージャーの育成：PMOは、プロジェクトマネージャーやチームメンバーに対する教育やトレーニングを実施し、スキルアップを支援します。
- メンタリングとコーチング：プロジェクトチームへの継続的なサポートを提供し、チームの能力向上を促進します。
以下のページでは、PMOの役割と体制構築の方法について紹介しています。
基幹システム導入におけるPMO支援
基幹システムは、企業の中核業務を支えるシステムです。そのため、基幹システム導入プロジェクトにおけるPMOには、プロジェクト管理や進捗把握やフォロー、リスク管理などさまざまな役割が求められることになります。こちらの記事では、基幹システム導入プロジェクトにおいてPMOはどのような役割を担うのか、という点について解説していきます。
PMOの種類
一口にPMOと言っても、プロジェクトマネジメントをどのように行うかによって、「支援型」「管理型」「指揮型」という3つの種類に分けられます。プロジェクトの規模や内容、PMの経験値やスキルなどによって、求めるPMOの型が違うので、慎重に選びましょう。
支援型PMO
- 役割: PMの要請に応じて助言や支援を提供。
- 具体例: 資料テンプレートの提供、マニュアル作成、業務プロセス改善、メンバーの教育・トレーニング。
- 特徴: PMが意思決定者であり、PMOは支援のみ。PMが支援のタイミングを判断する必要がある。
管理型PMO
- 別名: コントロール型PMO
- 役割: 支援型に加え、プロジェクトの枠組みや方法論の提示、スケジュール管理、ツール選定などを担当。
- 適用例: 大規模プロジェクトなど管理工数が多い場合。
- 特徴: 支援型より影響力が大きいが、指揮型ほどではない。PMとの役割分担を明確にする必要がある。
指揮型PMO
- 役割: プロジェクトに直接関与し、データ分析や会議のファシリテーション、進行の指揮を行う。
- 適用例: PMの経験が浅い場合や重大な問題発生時。
- 特徴: PMOがプロジェクトの司令塔となり、知識と経験を活かしてプロジェクトを主導。
ここでは、PMOの種類について解説します。自社にはどんなPMOのアプローチが適切か、照らし合わせて見てみてください。
PMO導入のメリット・デメリット
PMOを導入することで、「プロジェクトの現状を可視化できる」「プロジェクトの質が上がる」「意思決定の精度を高められる」といったメリットが得られます。ただし、「PMの存在感が薄くなる可能性がある」「チームメンバーが萎縮してしまうかもしれない」といったデメリットもあるので要注意です。
こうしたメリット・デメリットを参考に、自社に合ったPMOの活用法を検討してみてはいかがでしょうか。
PMOに求められるスキル
PMOには、プロジェクト全体を俯瞰してスムーズに進行するためのマネジメントスキルをはじめ、トラブルに的確に対応できる課題解決能力、誰が見ても分かりやすい資料を作成するスキル、総合的なコミュニケーションスキル、スケジュール管理やシステム開発に関する知識などさまざまなスキルが必要です。
ここでは、PMOに求められるスキルについて解説するので、ぜひ参考にしてください。
PMOに用いられるツール
PMOが円滑に業務を進めるためには、プロジェクト管理ツールを利用するのがおすすめです。プロジェクト管理ツールを適切に利用することで、複数のプロジェクトの管理や、複雑化した仕事の整理も効率的に行うことができるでしょう。
ここでは、「Redmine」や「Wrike」「Stock」など、実績豊富なプロジェクト管理ツールについて特徴を簡単にご紹介します。
PMOの業務に役立つ資格
PMOの業務をスムーズに進める上では、さまざまな知識や技術が必要になってきます。そこで、PMOの業務に役立つ資格についてご紹介していきます。企業のプロジェクトの進行が難しいと感じている、進行を行う上で課題を感じているといった方は、ぜひこちらの記事を参考に、資格の取得を検討してみてはいかがでしょうか。
PMOの役割や職種とは？
PMOの代表的な役職は「PMOアドミニストレータ」「PMOエキスパート」「PMOマネジャー」の3つがあります。社内外においてPMO選びを行うにあたってはそれぞれのポジションにおける特徴や業務内容を理解し、どういった人材がふさわしいのかを判断する必要があります。いずれもプロジェクト全体のパフォーマンスを高めるために必要不可欠ですので、ぜひチェックして下さい。
PMOサービス会社に依頼するメリット
PMOを自社内の人材で組織することが難しい場合、外部のPMOサービス会社に依頼するという方法があります。コンサルティング会社や事業会社などで経験を積み、企業プロジェクトに関する豊富な知見を有する人材が、能力を発揮してくれる期待が持てます。ただし費用や情報漏洩リスクといったデメリットがある点もおさえておく必要があります。
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）サービス会社に依頼する際のメリットとデメリットを以下にまとめます。
メリット
- 専門知識の活用：豊富な経験と専門的なノウハウを持つPMOサービス会社の支援により、プロジェクト管理の品質が向上します。
- 効率的なリソース配分：複数のプロジェクト間でのリソース最適化を支援し、組織全体の効率性を高めます。
- プロジェクト成功率の向上：進捗状況の監視やリスク管理を通じて、プロジェクトの成功率を高めます。
デメリット
- コストの増加：外部サービスの利用には追加費用が発生し、予算への影響があります。
- 情報漏洩のリスク：機密情報を外部に共有することで、情報漏洩のリスクが高まります。
- コミュニケーションの課題：外部のPMOと内部チーム間での意思疎通に課題が生じる可能性があります。
これらの点を考慮し、PMOサービス会社の利用を検討することが重要です。
PMOとITコンサルタントのちがい
PMOサービスは、プロジェクトマネージメントに関する知識・経験が豊富であり、ITコンサルタントは、幅広い領域に対する知識・経験が豊富です。支援を委託するプロジェクトの特性で選択すると良いでしょう。
PMOのタスク内容
システム開発のプロジェクトを成功に導くための、PMOのタスク内容とはどのようなものでしょうか。各フェーズでPMOの立ち位置や役割も異なるため、プロジェクトの流れに沿って解説しています。PMO導入の参考にしてみてください。
PMO人材を育成するポイント
PMO人材を育成するには、PMOの基礎の理解が不可欠です。プロジェクト情報の一元管理や標準ルールの策定、スケジュール調整などを理解して、実践を積んでいきます。研修プログラムを準備したり、資格取得を推奨したりすることも有効です。PMO人材を選定する際は、意欲のある人でコミュニケーション能力が高い人を選びましょう。OJTで業務を理解していくことも大切です。
PMOが評価されないのはなぜ？PMO改善のポイントも解説
プロジェクトを進める中で、PMOが評価されないことがあります。その場合、関係者とのコミュニケーション不足や、関係者がPMOの役割を正しく認識していない、必要な知識やスキルがない、プロジェクトが不透明であるなどさまざまな理由が考えられます。評価されない場合には、何が原因になっているのかを把握し、その原因に合った解決策に取り組んでいくことが大切です。
PMOコンサル会社の選び方
プロジェクトを成功させるのに重要なプロジェクトマネジメントですが、業務数が多く参画人数が多くなるほど管理が難しくなります。自社でのプロジェクト管理に限界を感じるなら、PMOコンサル会社に依頼するのもひとつの方法です。ただし自社に適したコンサル会社を選ばなければ費用が無駄になってしまいます。PMOコンサル会社の選び方を解説します。
PMOのリスクマネジメント
プロジェクトにおいてリスクとは、はじめに計画したものから納期や品質、期待した機能などが大きくずれることを指します。こうした不確実なリスクをなくすため、リスクマネジメントは重要な役割を担います。リスクの要素やリスク察知のための対策などを解説しています。
品質管理PMOのポイント
プロジェクト全体を監視・統制し、標準化されたプロセスを維持する役割を担うPMOは、品質管理においても重要な役割を担っています。PMOが品質管理にコミットする際にポイントとなる点、重要性や求められるスキルについて解説しています。
戦略コンサルタントの役割やPMOとは？
戦略コンサルタントは、企業の経営にまつわる事業や課題解決のための戦略を提供します。戦略コンサルは企業全体に関わる大規模な業務なので、複数のプロジェクトを立ち上げることがあります。戦略コンサルのPMOは、企業の長期的な成長プロジェクトに不可欠です。
社内のインフラ整備で求められるPMOとは？
企業のITインフラ整備は、ネットワークやサーバーの刷新、クラウド移行、セキュリティ対策、業務環境の最適化など多岐にわたります。こうした複雑なプロジェクトを円滑に進める上で、PMOが重要です。進捗・課題管理、構成・品質管理、ベンダー調整、標準化、ドキュメント整備などを担い、全体を統制し効率化を主導します。
金融PMOを社内で運用するための実践ポイント
金融PMOの役割は、金融機関におけるプロジェクトを成功に導くことですが、管理方法が標準化されていない、知見がない、各部署との信頼関係が築けていないなどの課題も多く、PMOが機能していないことがあります。金融PMOの課題や仕組みを把握し、PMOを機能させるための実践ポイントを解説します。
PMOの社内成熟度を見える化する評価と改善アプローチ
PMOの成熟度を高めるためには、まず現在の状態を客観的に評価し、段階に応じた具体的な改善アクションを取ることが重要です。本ページでは、自己診断の進め方や成長フェーズ別の課題と対策、社内でのPMOの役割進化を詳しく解説しています。外部支援の活用方法や、失敗を回避するための実践的なヒントもご紹介しています。
プロジェクトマネージャーを外注するメリットとは
プロジェクトにおいて属人化が発生している場合や社内におけるリソースが足りない場合などは、プロジェクトマネージャー（PM）を外注するという選択肢があります。外注することによって属人化の解消や育成コストの削減、即戦力としての活躍や第三者的な立場からのマネジメントが期待できるといったように、さまざまなメリットが考えられます。
要件定義を外注する際に知っておきたいポイント
システム開発やITプロジェクトを進める上で、「要件定義」は重要なステップです。しかし、社内にITに詳しい人がいない場合や、リソースが不足している場合には、この要件定義を外注するのもひとつの選択肢です。こちらの記事では、要件定義を外注する場合のメリットやデメリット、外注先の選び方、注意点などをまとめています。
システム開発を外注先に丸投げすると起きること
システム開発を外注先に丸投げすると、余計なコストがかかる・プロジェクトを管理できない・常に外注先に依存する状態といったことが起きるようになります。その結果、保守・運用が難しくなり、トラブルが発生しやすくなるため、注意しなければなりません。システム開発を外注する際には、最終的なゴールを明確にしながら、要件定義についても考慮することが重要です。
RFPの作り方
RFP（提案依頼書）とは、システム導入時にベンダーへ求める提案内容を明確にする文書を言います。自社概要やプロジェクト概要、機能・非機能要求、契約内容、予算、スケジュールなどの項目を整理することでベンダーとの認識ズレを防ぐこと、また、複数社からの提案を自社内で比較検討しやすくすることを目的としています。
ただし、現場の制約や利害調整が絡む場合は、社内だけで最適なRFPをまとめるのは簡単ではありません。必要に応じ、PMO支援の専門会社への相談も検討してみましょう。
RFPのメリットやデメリット、作成の流れ
システムの開発や導入を委託する場合、RFPを作成することは非常に重要なポイントになってきます。こちらの記事では、RFPを作成するメリットやデメリットに加えて、作成から開発開始までの流れについて解説しています。これからシステムの開発や導入を検討している場合には、ぜひこちらの記事の内容を参考にしてみてください。
