PMOの役割
近年注目を集めるPMO。プロジェクトの成功率向上や効率化に取り組む企業が続々と取り入れています。ここでは、システム開発におけるPMOの役割について解説するので、プロジェクトの進行でお悩みの企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
プロジェクトの成否はPM次第
PM（プロジェクトマネージャー）とは、その名前の通り、プロジェクトをマネジメントする人のことです。PMは、プロジェクトを成功させるために、コストやスケジュール、人的資源（メンバー）などを調整したり、品質管理やリスク、ステークホルダーのマネジメントなどを行います。
近年、目的と期間を明確に定め、その達成のために集中して業務を進める「プロジェクト型経営」を行う企業が増えています。スピーディーに意志決定が行えるため、変化の激しい市場に対応しやすいというのがその理由です。
こうしたプロジェクト型経営を効果的に行うためには、高いスキルを備えたPMが不可欠です。しかし、残念ながらすべてのPMが優秀なわけではありません。社内で年数や経験を考慮して選ばれた人材、ある程度の教育・研修を受けた人材だとしても、元々マネジメントのプロではないため、パフォーマンスやスキルに偏りがあるのです。
その結果、プロジェクトの成果を出せない、さらにはプロジェクトそのものが頓挫してしまう企業が多いようです。
PMを支える役目がPMO
プロジェクトの成功率を高めるため、需要が高まっているのがPMOです。PMOとは、Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）の略で、日本語に直訳すると「プロジェクトをマネジメントする部署・組織」のこと。マネジメントの知見やノウハウ、高いレベルの実践力や調整能力を備えたプロフェッショナル集団です。
PMOがPMを支え、個々のメンバーがパフォーマンスを発揮できる環境を整えたり、PMが本来の業務に集中できる体制を整えたりすることで、プロジェクト・マネジメントに関する意思決定速度が向上し、より正確かつ利益を追求したプロジェクト進行が行えるようになります。
大規模なプロジェクトでは、プロジェクト内で複数のプロジェクトが同時進行しているケースもありますが、PMOが部署を横断してマネジメントを行うことで、それぞれの品質の標準化なども容易に実現することが可能です。
PMOの果たす役割
プロジェクトの可視化
PMOの役割としては、まず「プロジェクトの可視化」が挙げられます。これは、プロジェクトの状況を把握するために非常に重要なポイントとなってきます。
システム開発のプロジェクトにおいては、さまざまな管理プロセスの導入によって現在どのような状況なのかを可視化できます。例えば進捗管理や課題管理、リスク管理、予算管理などさまざまな管理を行っていくことにより、現在プロジェクトが取り組んでいる課題はどのようなものがあるのか、さらに現在は見えていない課題も早期に発見し、対策を行っていくことが可能となります。
コミュニケーションの促進
プロジェクトマネジメントにおいては、コミュニケーションの量が多くなりますが、場合によっては非効率なコミュニケーションが問題となってくることもあります。一例として、メールでのやり取りを行なっている場合、後で確認したい内容が出てきた場合にもメールを探すだけでも時間を取られるケースがあるでしょう。
このような場合には、一例として「メールの表題ルール」を決めておくことで、ひと目で該当のメールを見つけられるといったように、プロジェクトの中で負担となっているコミュニケーションについて管理する役割もあります。
意思決定の支援
プロジェクトマネージャーは、さまざまな場面で意思決定を行いますが、そのためには、プロジェクトの状況をしっかりと把握しておくことが必要となります。
もし状況把握ができていない場合には、まずは情報収集を行い、そこから状況を確認した上で意思決定を行うため、スピードが遅れてしまいます。このような状況にならないように、PMOがプロジェクトの管理を徹底して可視化に取り組むことで、プロジェクトマネージャーが状況把握でき、スピーディーな意思決定につなげられるようになります。
プロジェクトの一元管理
PMOはプロジェクトマネージャーをサポートする役割として、プロジェクト管理を行います。プロジェクトの規模が大きくなれば、エンジニアの数もどんどん増え、システムも細分化されていきます。このようなプロジェクトを一元管理するのもPMOの役割です。
PMOはそれぞれのシステムを担当するチームの状況について確認を行い、必要に応じた人員などについても検討することになります。さらに、各システムで発生するタスクへの対応についてもPMOが管理を行っていきます。このように、プロジェクトの規模が大きくなるほどさまざまな課題も増えていくため、プロジェクト運営が重要なポイントになってきます。
PMO体制のポイント
チームの役割を明確に
まずはチームの責任を明らかにしておくことが大切です。体制図を作成する際にも、それぞれのチームが持つ役割がひと目でわかるように、曖昧な表現を避けるようにする点がポイントとなってきます。もし、責任や役割がはっきりしないチームがある場合、プロジェクトに悪影響を及ぼす可能性も否定できません。以上から、まずはチームの役割や責任について明確にすることが大切です。
指揮命令系統を明確に
指揮命令系統を明確にしておくのも重要なポイントです。もし、指揮命令系統がはっきりしていない場合には、どの意思決定を優先すべきか判断がつかない場面が出てくることが考えられます。このような場合には、プロジェクトのスムーズな進行が妨げられる可能性がありますので、指揮命令系統は分かれないようにしておくことが重要です。
