RFPのメリットやデメリット、作成の流れ

システム開発や導入を委託する上で、RFP（提案依頼書）は非常に重要な書類です。そこでこちらの記事では、RFPを作成するメリットやデメリットのほか、FRPを作成する際の流れなどをまとめています。システム開発を委託したい、現在システムの開発に課題を抱えている場合には、ぜひ参考にしてください。

RFP（提案依頼書）とは？

RFP（Request for Proposal）は、企業がシステム導入や業務委託を行う際、最適な発注先を選定するために作成する書類です。プロジェクトの目的、要件、制約条件などを明文化することで、開発会社から具体的かつ精度の高い提案を引き出す役割を担います。また、着手前に関係者間で共有することで、プロジェクトの認識齟齬を未然に防ぐ効果もあります。

作成にあたっては、システムの規模を問わず「何を（要件）」「いくらで（予算）」「いつまでに（納期）」の3点を明示することが鉄則です。

RFPのメリット

より良い提案を受けられる確率が上がる

要求の概要を文書化することで、自社のニーズを開発会社へ正確に伝達できます。自社の意図が明確に伝わることで、開発会社からの提案精度が向上し、より付加価値の高いソリューションが提示される可能性が高まります。

自社に専門知識が不足している場合でも、RFPを通じて要求を提示すれば、開発会社のノウハウを活かした技術提案や、自社では想定していなかった新しい技術の活用案を得ることもできるでしょう。

開発会社の提案力を比較できる

複数の開発会社に同一のRFPを提示することで、各社からの回答を並列に比較できます。各社の技術力や対応範囲、提案の具体性を客観的に評価できるため、適正価格の相場を把握しながら、自社にマッチするパートナーを見極めることができるでしょう。

スケジュールや予算の妥当性を判断できる

RFPを開発会社と共有することで、自社が想定している納期や予算が現実的かどうかをプロの視点から検証できます。もし無理な計画であれば、提案段階で指摘を受けることができるため、プロジェクト開始後の計画破綻を未然に回避できます。

要求の伝え漏れや認識齟齬を防止できる

自社の要望を体系的にまとめ、開発会社へ確実に共有できます。口頭説明による認識のズレや要件の漏れを防止し、開発会社が誤った解釈で進めるリスクを排除します。一度作成すれば各社への説明コストも大幅に削減でき、選定プロセスの効率化に直結します。

開発プロジェクトの円滑な進行

RFPによって要求内容や全体像が可視化されることで、開発会社側も作業の優先順位や構造を把握しやすくなります。ポイントを押さえた開発体制が構築され、プロジェクト全体の生産性が向上します。

RFPのデメリット

RFP作成作業が負担となる可能性がある

開発会社が正確に理解できるよう、要件を詳細かつ論理的にまとめる作業には相応のエネルギーが必要です。初めて作成する場合は、この準備作業が一時的な負担となることもあります。しかし、ここでの徹底した言語化が、後の手戻りやトラブルを防ぐ最大の防御策となります。

システム開発の開始までに時間を要するケースがある

各部門の課題整理や合意形成を行うプロセスは、RFP作成において欠かせない工程です。そのため、慣れないうちは開発着手までに時間を要する場合があります。ただし、精度の高いRFPは開発段階の余計な修正を減らすため、結果としてプロジェクト全体の期間短縮に寄与します。

FRPの作成前～作成後の流れ

プロジェクトチームを編成する

まずは、RFP作成を推進するチームの編成から始めます。担当者一人で進めるのではなく、関係各所の意見を集約できるよう複数メンバーで構成しましょう。あわせて、全体の意思決定を行う「プロジェクトオーナー」と、進行管理を担う「マネージャー」を明確に定めることがスムーズな進行の鍵となります。

開発目的を明らかにする

導入システムの目的が曖昧なまま開発を進めた場合、実際にそのシステムを導入した後に当初期待していた効果が得られないことがあるので、開発するシステムの目的はしっかりと整理しておく必要があります。「システムを導入する理由」「どのような課題を解決したいのか」をチーム内ではっきりとさせておきます。

その後、現状社内でどのような課題があるのかを把握するために各所から情報を集め、どの課題から取り組むべきか優先順位を設定することによって、さらに目的に合ったシステムの開発・導入を進めることができます。

課題の解決案を立案する

解決すべき課題と優先順位の設定を行った後には、具体的な解決策を立案します。このステップでは、それぞれの課題解決が、システム導入の本来の目的に合致していることを確認しながら進めていきます。解決策はシステム導入だけではなく、例えば社内の体制変更など、さまざまな観点から課題解決の方法を検討していきましょう。

情報の収集と評価基準を設定する

システム開発会社選定のため情報を収集します。さらに、RFPの提出先選定にあたっての評価基準を設定します。選定で重視する観点を明確にしておけば、システム開発会社からの提案レベルが向上する可能性もあります。

RFPを作成・提示する

システム開発会社の絞り込みを行ったら、RFPの作成を本格的に進めていきます。社外の人が見た時にも明確に要求内容などが伝わるように記載し、候補のシステム開発会社に提示します。

提案書・見積書の受領と評価

システム開発会社は、RFPの内容を確認して提案書と見積書を作成します。システム開発会社から提案書・見積書を受領したら、内容を確認します。必要に応じてコンペを実施します。

開発会社の決定・プロジェクト始動

提案書や見積書、コンペの内容などをもとにして、委託するシステム開発会社を選定し、契約を締結します。必要に応じて関係各所との調整を行い、意思伝達と要求定義を共有した上でシステム開発が開始されます。

RFPの作り方

RFPを作成する際には、まず提案書に求める目的を明らかにします。そして、自社の概要やプロジェクト概要などについて正しくベンダーと共有することが大切です。

さらに、システム化の方針や具体的な業務機能や非機能要求などについて整理します。そのほか、支払条件や検収条件などを含めた契約内容、予算、スケジュールなどを示しておくことも大切です。

以下のページでは、RFPの作り方を詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

まとめ

RFPはシステムを開発・導入する上で、自社の要望をシステム開発会社に伝えるためにも非常に重要な書類です。もし、ベンダーとユーザー企業の間でうまく意思疎通が計れていない、管理が不十分であり進捗状況を把握できていない、プロジェクトの意思決定プロセスや責任の分担が明らかになっていないなどの課題を抱えている状態であれば、PMOサービス会社に依頼するのもひとつの選択肢です。

以下の記事では、おすすめのPMO会社を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。