PMOが評価されないのはなぜ？PMO改善のポイントも解説

「PMOはいらない」「PMOは使えない」といったように、社内から評価されないことがあります。こちらの記事では、なぜPMOが評価されないのか、その理由と改善策・見直すポイントについて解説していきます。

PMOが評価されない理由と改善策

コミュニケーション不足

プロジェクトを成功に導くには、関係者とのコミュニケーションが欠かせません。しかし、PMOが適切なコミュニケーションを確保できない状態になると、伝達ミスや誤解が生じる可能性があります。そうなると「現場の声が反映されていない」「求めていないのにシステムややり方を変更されてしまった」といった形で不満につながり、プロジェクトが失敗してしまう可能性が出てきます。

改善策

まずは十分な「説明」と「コミュニケーション」を意識し、関係者に理解を促すことが大切です。もし、不安や疑問を持っている人がいるのであれば、透明性のあるコミュニケーションを通じて丁寧な対応を行います。また、新しいシステムやプロセスを導入する場合に、トレーニングの実施によって従業員がスムーズに適応できるように配慮します。導入後もサポートの提供によって、疑問等が発生した場合もすぐに解決ができます。

さらに、従業員の意見も取り入れながらプロジェクトを進めていくことも重要です。現場の声を反映させることによって、抵抗感を和らげられます。

役割を知らない

現場においてPMOの役割が誤解されていることで、評価につながらないケースも考えられます。例として、システム開発のプロジェクトを進行するにあたり、「PMOが設計書を作成しないために開発が始められない」のような指摘を開発チームからされてしまうケースがあるかもしれません。

PMOは、基本的に成果物の管理・確認などを担当します。この点から、設計書の作成は開発チームが担当する部分であると認識しているプロジェクトが多くなりますが、認識がずれていると前述のような状況に陥ってしまいます。このように、PMOが担当する範囲について誤解があるために、正しく評価が行われていない可能性も考えられます。

改善策

上記の場合には、「誰が設計書を作成するのか」を関係者間ですり合わせすることが求められるように、関係者に対してPMOの役割を説明する機会が必要です。関係者がPMOの責任範囲を誤解しているようであれば、どこかのタイミングで説明しない限りはその誤解を解けません。お互いの認識の擦り合わせを行い、PMOの役割をしっかりと認識してもらうことがポイントです。

スキル不足

プロジェクトを進める中で、関係者から「適切な運用ができていない」「PMOとして必要な知識がない」とスキルが不足しているという評価を受けるケースも考えられます。適切な運用ができていない場合には、プロジェクトをスケジュール通りに進めるのが難しくなるため、全体の遅れが発生してしまうかもしれません。

この場合、PMOとして採用したメンバーのスキルがプロジェクトに合っていない可能性もあります。また、目的の把握が甘く、求められていない仕事をしているといった状況も考えられます。この場合には、あらためてプロジェクトの目的とPMOの役割について、具体的に確認することが必要です。

改善策

スキルが不足しているのであれば、研修を実施しPMOに必要な専門知識やスキルを習得することが大切です。この場合、社内外の専門家などを招聘し、継続的な学習の機会を提供します。また、適切な運用を行うためには、運用プロセスの標準化がおすすめです。そして定期的なプロセスの見直しを行うことで、改善点が見えてきます。

さらに、PMOの運用状況を定期的に評価し、成果の測定を実施するのも有効であると考えられます。フィードバックをもとにして、運用方法の改善によって、より効果的なプロジェクト管理につなげられます。

成果が見えない

プロジェクトを進める上で、目標がはっきりしない場合も、PMOが低い評価を受けることもあるかもしれません。具体的な目標が設定されていない場合、プロジェクトの方向性が定まらないために成果を上げることも難しくなってしまいます。

また、情報の共有が不十分・コミュニケーションが不足しているなどの場合には「プロジェクトが不透明」という評価を受けるケースも考えられます。

改善策

例えば定期的にミーティングを行って、情報共有をしっかりと行ったり、プロジェクトの関係者がアクセスできるツールを使ったりすることで情報を共有します。このような体制を整えておくと、プロジェクトの進捗や重要な決定事項などもすぐに共有できます。必要な情報がスピーディーに伝わる体制を構築するようにしてください。 また、プロジェクトの透明性について評価するための指標を設定した上で、定期的にチェックを行えば、透明性がないという印象を持たれてしまうことはなくなるでしょう。指標に基づいてチェックを行い、必要に応じた改善を行っていくことで、プロジェクトの透明性を確保することができるようになります。

まとめ：評価されない理由とその解決策を考えることが大切

PMOが評価されない場合、コミュニケーション不足・スキル不足・正しくPMOの役割が理解されていないなど、さまざまな原因が考えられます。こちらの記事では、それぞれの原因に対する解決方法もまとめていますので、ぜひ参考にしてスムーズなプロジェクトの進行を目指してください。

PMOを育成しようと試みている現場では、PMOには「スキルとトレーニング」が必要なこともあり、PMOを担える人材が少ないという現実に直面しています。同時にPMOスキルを有した人材が少ないため、外部から採用することも簡単ではありません。

ある程度の能力やスキルを有していても、社内で育てていくことは時間とコストがかかり、PMO研修を受講しても、各企業状況がちがうため、学んだ知識を自社に活かすことが難しい状況があります。

自社の人材で対処できない場合はPMOを支援してくれるコンサル会社を検討することも有効です。コンサル会社と一緒に仕事をする中で自社のPMOあり方を学んでいくこともできるでしょう。

下記のページでは、PMOでよくある課題・悩みについてまとめています。ぜひ参考にしてみてください。