PMOのリスクマネジメント
企業や組織においてプロジェクトの管理やサポートを行うPMOの品質管理は、プロジェクトのカギを握ります。あらかじめリスクになり得る要素を把握し、対策することでPMOの適切な運用が可能になります。
プロジェクトでリスクになる要素
プロジェクト走り出し前
プロジェクトがスタートする前には、計画的に社内調整を行います。始まる前こそ取り返しのつかないリスクになることがあるので、入念に準備しましょう。
プロジェクトの計画を立てるために、全タスクの洗い出しを行います。ここでは社内、自チームはもちろん、外注などのプロジェクトに関わる全員のタスクを漏れなく洗い出す必要があります。全タスクの洗い出しが計画のベースになるので、タスク漏れはリスクに直結します。
タスクとスケジュールを計画通り進めるための必要な人員を確保します。あらゆる事態に備え、必要な人員を確保しておかなければ、後々大きなリスクとなります。
要件定義
プロジェクトで求められる機能や性能、結果などを明確にするのが要件定義です。
もともと外部システムで運用している場合など、連携が必要なものについてはインターフェースなどの確認を行いましょう。また、自社で経験のない技術を活用する際は、事前に実現可能かどうかの検証と問題発生時のサポート、コスト面を確認しておかないと、後々リスクになります。
設計の段階
要件定義を洗い出し、それに基づいてプロジェクトを進めていても、設計工程において使う側の要望が変わる場合があります。仕様変更や機能の追加が発生すると、場合により一からやり直しの可能性もあるため、基本設計が完了した段階で以降の仕様変更や機能追加は難しい旨を周知することが重要です。
設計の品質確保も一定のレベル以上で行う必要があり、完成間近に障害につながるリスクを潰しておきます。
開発工程
開発工程で大切なのは品質を守ることです。要件定義を満たすことはもとより、開発者の技量や設計工程の品質を管理する必要があります。そのほか、開発中のわかりやすいリスクは障害です。障害の原因をその都度、突き止めてケアすることが最終的に大きなリスクを残さないマネジメントにつながります。
テスト工程
テスト工程ではバグや障害がリスクとなります。ここまでの工程で、いかに細かくチェックしケアしてきたかで、障害の大きさも変わってきます。テスト段階までくると、技術的・性能的な制限に引っかかり、何かの機能が実行できないなどの不具合は、大きなリスクとなります。不具合の内容により、対応に時間も工数もかかるため、いかにここまでの工程を大切にし、問題解消ができているかがポイントです。
移行
システムの移行はトラブルなくスムーズに行えることが理想です。重要なシステムの場合、十分な移行時間が確保できないため関係各所との調整は事前に準備をしておきましょう。稼働し始めても潜在的なバグや障害のリスクは存在します。システムのログ、データ量、障害の発生件数など稼働状況を注視することも、安定した稼働までのリスクマネジメントとなります。
リスクを察知するための対策・ポイント
リスクマネジメントの計画を立てる
まずはリスクマネジメントの計画を立てます。リスクが発生したときどのように対応するのか、役割分担、タイミングなど、方針を策定します。策定した計画はプロジェクトメンバー全員で共有し、方針や考え方のすり合わせを行いましょう。
リスクの洗い出し
リスクの洗い出しは、プロジェクトメンバーへのヒアリングやブレインストーミング、前提事項の整理などにより行います。複数の手法によってあらゆる方向からリスクを洗い出しておくと、検知しやすくなります。
リスク分析
リスクの洗い出し後は、ひとつのリスクに対する分析をします。そのリスクが起こる確率はどの程度か、リスクが顕在化したら影響はどのようなものになるか、などを整理していきます。リスクの高低はプロジェクトマネージャーの視点だけではわからない部分があるため、各部署の担当者とともに分析していくことが大切です。
リスク分析は対応策を考える上でとても役立ちます。
リスク監視（リスクコントロール）
プロジェクトが順調に進行しているようでも、常にリスクの監視とコントロールをしておきましょう。プロジェクトの進行状況により、リスクの発生確率は上下するため、スピーディに対応するためには、常にリスク監視とコントロールが必要です。
リスクマネジメントが大きなトラブルを防ぐ
プロジェクト推進において、起きるかもしれないリスクの洗い出し・予防・監視を行うことは非常に重要です。リスクを予測し、小さなうちに対策をしておくことが、後の大きなトラブルを防ぐことに繋がります。
社内の人材で品質管理を適切に行えないなどの課題がある場合には、PMOを支援してくれるコンサル会社を検討することも有効です。
下記のページではおすすめのPMOサービス会社を紹介していますので、参考にしてみてください。
