基幹システム導入におけるPMO支援

こちらの記事では、基幹システム導入プロジェクトにおけるPMOの役割を紹介していきます。基幹システムは会社の中核業務を支える非常に重要なシステムです。この基幹システムの導入プロジェクトを進めるにあたって、PMOにはどのような役割が求められるのかを見ていきましょう。

基幹システムの導入におけるPMOの役割

プロジェクト管理

プロジェクトの管理はPMOの役割のひとつですが、そのためにプロジェクト開始前に管理手法の決定と定着化に取り組むことが必要です。ここでは、プロジェクト管理のルールなどを決め、文書化します。

特に、プロジェクトを進めるにあたり情報共有をどのように行うかしっかりと考慮しておく必要があるでしょう。メールだけではなくクラウドベースのプロジェクト管理サービスを活用するなどの方法を用いて、スムーズに情報共有を行う方法を検討することが大切です。

PMOは、上記のようなプロジェクト管理に関する基本的なルールと環境づくりを行い、キックオフミーティングなどでプロジェクトメンバーに説明して定着化できるように働きかけます。

定期会合（進捗把握と是正やフォロー）

定期的な会合によって進捗状況を把握すること、また必要に応じてリカバリ案を立案するなどしてフォローしていきます。基幹システムの導入を行う際には、担当する領域ごとにチームを分けて進行していくことが一般的である点から、それぞれの進捗を確認するためにも定期的な報告を受けることが必要となってきます。

全体での進捗ミーティングは週次で開催されるケースが多いですが、その1〜2日前に各チームからの進捗報告を集める点がポイントです。その中でもし進捗が遅れているチームがあれば、リーダーと個別に打ち合わせてリカバリ案の検討を行い、さらにプロジェクトマネージャーとのすり合わせを行います。

このように、進捗を把握してフォローを行うことで、プロジェクトの納期目標達成に繋げていきます。

リスク管理

リスクの管理もPMOの役割のひとつです。リスクについては、プロジェクトの初期段階においてそれぞれのチームのメンバーとともに抽出作業を行っておきます。そして、PMOはそこで出たリスクの評価と方針に関する検討を行い、プロジェクトマネージャーから承認を得ておきます。

その上で、プロジェクトを進行する中でリスクへの対策に漏れや遅れが生じていないか担当者とコミュニケーションを取りつつ、必要に応じて解決に取り組んでいくことが求められます。

課題・リスク検討会

プロジェクトを進行する中で出てくる課題やリスクの中には、すぐに答えや解決方法が見つからないものもあります。このような場合には、解決に向けて進めていくために複数回にわたる検討会を行う必要が出てくるでしょう。

PMOは、プロジェクトマネージャーに対して検討会の設置に関する提案を行います。さらに、成果物が期日通りに提示できるように中心となって取り組んでいきます。また、チームを横断して解決しなければならない課題が発生した場合にも、迅速に検討会を提案し、プロジェクトの進行に支障が出ないように働きかけることになります。

予算管理

基幹システムの導入プロジェクトの予算には、製品のライセンス費用やそれぞれの固有業務に合わせるためのカスタマイズによる開発費用も含まれます。このカスタマイズによる開発費用の部分は、PMOがITサービスの提供企業とともに検討を行い、管理を行います。

プロジェクトを進める上では、それぞれのチームからカスタマイズに関する要求が出ることが多くみられますが、検討状況をプロジェクトマネージャーとすり合わせ、最終的な開発範囲を決めます。さらに、その結果については各チームに対する丁寧な説明が必要となります。この時の説明はプロジェクトマネージャーが行い、必要資料をPMOがまとめる方法がおすすめといえるでしょう。

そのほかにも、インフラやインターフェースの開発、データの移行に必要な費用など、さまざまな予算に対し、プロジェクトマネージャーとともに目標を達成できるように取り組んでいくことが重要といえます。

データ移行・受入テスト

プロジェクトにおけるデータ移行や受入テストの計画・進捗管理も担当します。基幹システムの導入プロジェクトの中では、受入テストフェースやデータ移行フェーズなどはユーザー側で主導する必要があります。そのため、データ移行・受入テストはPMOにて計画を立てた上でプロジェクトマネージャーとすり合わせを行っていきます。

ここでは、スケジュールやそれぞれのチームのタスクアサイン、各フェーズの進捗管理が計画に含まれます。PMOが主導的な役割を担って、スムーズに進められるように取り組んでいきます。

説明・浸透化

プロジェクトに含まれていない組織やメンバーに対して、基幹システム導入プロジェクトに関する説明や浸透活動を行うこともPMOの役割のひとつといえるでしょう。ここでは、プロジェクトの状況を説明するための資料作成も並行して行っていきます。また関係各社に対する調整事項のサポートも行っていきます。

PMOの役割は多岐にわたっている

基幹システムは高額であるとともに、会社の重要業務に関連するシステムであるため、導入プロジェクトは非常に重要な取り組みとなってきます。この点から、導入プロジェクトに関するPMOの役割は多岐にわたっており、自社の人材で対処が難しい場合もあるかもしれません。このような場合、システムの導入をスムーズに進めていくために外部のPMO支援を検討することが必要となるケースも考えられます。

当サイトではPMOサービス会社について解説・紹介しています。より詳しく知りたい方は、ぜひ下記のページを参考にしてみてください。